Controle de Produtividade: o que é, indicadores e como fazer

A produtividade é o motor propulsor de qualquer organização em busca de manter-se à frente na corrida pela competitividade. Ao mesmo tempo, é o que possibilita o avanço no gerenciamento de custos, considerando que mais eficiência nos processos significa aumentar a competitividade e impulsionar o crescimento.

Nesse contexto, o controle de produtividade se apresenta como uma ferramenta essencial para otimizar processos, medir desempenho e impulsionar o crescimento das organizações.

Descubra a importância do controle de produtividade, seus principais indicadores, desafios e as dicas mais valiosas para implementar na sua empresa.

Boa leitura!

Sumário:

O que é controle de produtividade?
Quais são os principais indicadores de produtividade?
Qual é a importância do controle de produtividade?
Quais são os principais desafios do controle de produtividade?
Como podemos controlar a produtividade?
Como usar a tecnologia para fazer controle de produtividade?
Quais são as ferramentas de produtividade?
Conclusão

O que é controle de produtividade?

As empresas que se organizam para otimizar a performance operacional ganham a capacidade de equilibrar o capital financeiro e o desempenho operacional, aprimorando o capital de giro com eficácia e resultados.

Ou seja, a produtividade é uma ferramenta que contribui para dar ainda resiliência às empresas ao enfrentar desafios financeiros, uma vez que o aumento da produtividade contribui para a prosperidade, enquanto o corte de custos por si só não gera uma solução de longo prazo.

A Accenture aponta que a reinvenção de processos por meio da tecnologia tornou-se o centro da abordagem organizacional rumo a novas fronteiras de desempenho, produtividade, capacitação de habilidades aos profissionais e geração de novas oportunidades.

Dentro disso, o controle de produtividade refere-se à gestão eficiente dos recursos disponíveis para atingir metas e objetivos estabelecidos por uma organização.

É um processo contínuo de avaliação e aprimoramento, permitindo que empresas identifiquem áreas de melhoria e maximizem a eficácia operacional.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Com a escassez de recursos, as constantes interrupções da cadeia de suprimentos, concorrência cada vez maior e mais ágil, as empresas são forçadas a repensar e redefinir suas prioridades. O trabalho deve ser feito com uma disponibilidade limitada de recursos, assim como alocação de mão de obra e de capital.

Os indicadores de produtividade desempenham um papel essencial nesse processo, com insights fundamentais sobre o desempenho operacional que podem contribuir para orientar estratégias de melhoria contínua.

1. Indicadores de Qualidade

Medem a excelência do produto ou serviço entregue pela empresa, destacando a satisfação do cliente e a conformidade com padrões estabelecidos. Ou seja, é necessário manter os dados organizados sobre:

O que pode quebrar ou levar a falha de determinado produto ou serviço?
Como consertar?
Como evitar que isso se repita?

2. Indicadores de Capacidade

Avaliam a utilização eficaz dos recursos disponíveis, como mão de obra, maquinário e tempo, para determinar a eficiência da produção. Neste caso, é importante observar as seguintes informações:

Quanto tempo foi necessário para realizar determinada atividade?
Quanto tempo poderia economizar?
Qual o modelo de produção ideal para tornar essa demanda mais eficaz?

3. Indicadores Estratégicos

Mensuram o alinhamento das atividades operacionais com os objetivos estratégicos da empresa, proporcionando uma visão holística do desempenho organizacional.

Quais as necessidades dessa etapa?
Quanta mão de obra é preciso?
Quais habilidades?
Quais recursos devem alocar?

4. Indicadores de Lucratividade

Focam nos resultados financeiros, demonstrando a rentabilidade das operações e o impacto direto nas receitas e despesas.

Quanto tempo levamos para a realização?
Quanto estamos investindo?
Qual está sendo o retorno?

5. Indicadores de Competitividade

Analisam a posição da empresa em relação aos concorrentes, considerando fatores como participação de mercado, inovação e adaptabilidade.

Quanto está nosso lucro frente à concorrência?
Como está a margem de valor?
Quanto tempo eles levam para atender a demanda?
Como está a oferta?

6. Indicadores de Turnover

Avaliam a rotatividade de colaboradores, fornecendo insights sobre o ambiente de trabalho e a gestão de recursos humanos,com foco em otimizar a experiência do colaborador e sua motivação para permanecer na empresa.

Os colaboradores possuem o equipamento necessário para realizarem seu trabalho?
Como está o alinhamento de valores e cultura entre colaboradores e empresa?
Quando o desempenho do colaborador se mantém constante, cai ou sobe?
Quais habilidades necessárias para desenvolver suas tarefas?
As tarefas alocadas para o profissional estão de acordo com suas habilidades?
Qual seu nível de satisfação com a empresa?

Com as perguntas corretas para responder aos desafios de cada etapa do processo, os executivos podem elevar o trabalho operacional com estratégias que impulsionam a competitividade por meio da produtividade.

Qual é a importância do controle de produtividade?

O controle de produtividade é o segredo para alcançar o equilíbrio entre o desempenho operacional e a alocação de recursos, principalmente frente às rápidas e constantes mudanças de condições do mercado.

Sendo assim, a importância do controle de produtividade para as organizações é multifacetada e abrange diversos aspectos essenciais para o sucesso e crescimento sustentável.

Eficiência Operacional

O controle de produtividade permite às empresas identificar e eliminar desperdícios, ineficiências e gargalos nos processos operacionais. Ao otimizar a utilização de recursos como tempo, mão de obra e materiais, as organizações podem melhorar sua eficiência operacional, reduzir custos e aumentar a lucratividade.

Tomada de Decisão Embasada em Dados

Com indicadores de produtividade precisos e atualizados, os gestores têm acesso a informações cruciais para embasar suas decisões. Esses dados permitem avaliar o desempenho atual, identificar tendências ao longo do tempo e direcionar esforços para áreas que necessitam de melhorias, resultando em decisões mais informadas e estratégicas.

Competitividade e Inovação

Empresas que conseguem controlar sua produtividade estão mais bem posicionadas para competir no mercado. Ao maximizar a eficiência e a qualidade de seus produtos ou serviços, as organizações podem diferenciar-se da concorrência, conquistar clientes e ganhar uma vantagem competitiva. Além disso, o controle de produtividade incentiva a inovação, uma vez que a busca por melhorias contínuas leva à introdução de novas práticas, tecnologias e processos.

Quais são os principais desafios do controle de produtividade?

Qualquer novidade dentro de uma organização pode enfrentar desafios para a aceitação e gerar resistência de colaboradores e desafios de aceitação, especialmente quando se trata de implementar novos processos, tecnologias e, principalmente, questões relacionadas à controladoria de uma maneira geral.

Para seguir adiante com o processo de controle de produtividade, é preciso estar alerta sobre esses obstáculos:

Cultura e mindset

É preciso pensar diferente para agir diferente. Por isso, desenvolva habilidades por meio de treinamentos com foco na produtividade e seus benefícios:

De apenas pensar no custo, pensar no custo aliado à produtividade;
De reagir às adversidades para reimaginar modelos de trabalho que evitem ou estejam preparados para elas;
De otimização de processos para o cultivo da excelência.

A partir deste ponto, podemos observar que surgem outros desafios que estão intrinsecamente relacionados ao alinhamento da cultura e do mindset.

Falta de dados precisos

Não registrar dados específicos sobre processos pode comprometer a eficácia do controle de produtividade para que a organização ganhe excelência e otimize sua performance. É através dos dados que uma organização consegue mensurar resultados, erros, acertos e descobrir como evitar falhas.

De acordo com o estudo “Productivity, The next competitive edge” (Produtividade, a próxima vantagem competitiva) da Accenture, empresas que conseguem combinar e equilibrar o crescimento de dados a tecnologia e mão de obra ganham 2,8 vezes mais em produtividade do que aquelas que implementam apenas a tecnologia sem colocar as pessoas no centro.

Alinhamento com Objetivos Estratégicos

Garantir que os indicadores escolhidos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa é um desafio constante.

Isso significa que é preciso identificar e estimular os colaboradores, em uma abordagem que alinha o capital às prioridades estratégicas no longo prazo, balanceando o foco em atingir metas trimestrais em um horizonte de 12 a 18 meses, com potencial de buscas por horizontes de 18 a 36 meses.

Como podemos controlar a produtividade?

Muito além de resolução de problemas, o controle de produtividade é sobre criar um ambiente em que pessoas tenham habilidades, oportunidades e motivação para o sucesso. Desde executivos seniors aos analistas juniores e líderes, é preciso entender o modelo desejado de comportamentos para desenvolver e reformar a cultura de aprendizado para a produtividade.

Mesmo diante do ritmo de mudanças atuais, desenvolver as habilidades da força de trabalho é inegociável. Em vez de olhar para as lacunas, é preciso olhar para o futuro e pensar nas habilidades necessárias com base no caminho que a empresa está, para onde vai e onde não esteve.

Inclua essas dicas na sua checklist para implementar um programa de produtividade eficaz com toda a sua equipe.

Estabeleça Metas Claras

Defina metas tangíveis e mensuráveis para orientar a equipe em direção aos objetivos da organização. Oriente com clareza, consenso e especificidade. Isso é fundamental para projetar a estratégia e executar a abordagem correta para medir o sucesso.

Quais os principais resultados que buscamos na empresa? (Exemplo: crescimento, resiliência, fortalecer a base tecnológica, aumentar o lucro);
Quanto capital é necessário?
Como deve ser reinvestido?

Previsibilidade

Tome decisões com base no futuro cenário tecnológico, que é diretamente influenciado por dados, adoção de plataformas e conectividade.

Em quais áreas da empresa devemos focar mais?
Quais tecnologias, organizações e processos e processos temos para criar novo valor?
O que precisa acontecer primeiro?

Alinhe para a execução

O controle da produtividade exige a reunião de vários departamentos e colaboradores, entre áreas operacionais, negócios e todos os níveis da organização.

Uma execução bem-sucedida depende da tomada de decisões, feedbacks, desenvolvimento, tecnologia e questões que podem ultrapassar as fronteiras organizacionais.

Como podemos alcançar e manter o alinhamento?
Que princípios guiarão nossas escolhas?
Quais são os valores inegociáveis?

Incentive a Automação

Utilize tecnologias para automatizar processos, reduzir erros humanos e facilitar a comunicação.

Quais processos podem ser automatizados?
Quais as habilidades necessárias para esses processos?
Quais aplicações e dispositivos podem contribuir?
Como gerenciar?

Como usar a tecnologia para fazer controle de produtividade?

Para começar a utilizar a tecnologia para fazer controle de produtividade é preciso reduzir a complexidade. Afinal, quanto maior a complexidade de uma tarefa, mais trabalho para realizá-la.

Examine as práticas padrões da empresa: identifique e elimine os pontos críticos do modelo de negócios;
Diagnóstico sobre os pontos de atrito, desvios de processos e transferências que podem ser simplificadas e automatizadas;
Encontre o software e dispositivos com a tecnologia adequada para atender suas demandas. Por exemplo, um dispositivo móvel como um tablet ou smartphone e um software de gerenciamento de dispositivos móveis corporativos são duas ferramentas que caminham juntas e possuem diversos benefícios para aumento de produtividade;
Com a escolha feita, o próximo passo é integrar os processos à tecnologia e configurar usuários, aplicativos e dispositivos;
Lembre-se de que é importante manter a atenção sobre políticas de privacidade e segurança de dados, de forma a evitar riscos de ameaças e invasões cibernéticas.

Com o uso da tecnologia é possível ganhar vantagem estratégica e crescimento. Segundo o Guia das Tendências Tecnológicas da Gartner, os principais pontos que podem contribuir para o crescimento de produtividade de uma empresa envolvem:

Gestão de risco e segurança;
Sustentabilidade;
Plataformas digitais integradas como ferramentas de serviços e infraestrutura;
Aplicativos inteligentes;
Mão de obra impulsionada pela conectividade.

Diante desse cenário, a gestão de dispositivos corporativos torna-se uma ferramenta indispensável para o controle de produtividade.

Quais são as ferramentas de produtividade?

Para encontrar as ferramentas de produtividade ideais para o seu time, é preciso “humanizar” a automação em escala. Ou seja, alcançar a maturidade para o uso da automação no decorrer dos processos, como faturamento, gestão financeira ou gestão de negócios.

Para evitar a resistência na implantação de ferramentas, é importante investir esforços em casos de uso de parceiros com benchmarking do ecossistema, com o objetivo de torná-la mais focada no usuário e simplificar o relacionamento entre colaboradores e clientes com a tecnologia, medindo os resultados relacionados à experiência.

Veja alguns tipos de ferramentas que contribuem para a produtividade:

Software de Gestão de Projetos;
Ferramentas de Comunicação e Colaboração;
Softwares de Automatização de Processos;
Ferramentas de Análise de Dados;
Softwares de Gerenciamento de Tempo
Ferramentas de Gerenciamento de Documentos e Colaboração;
Ferramentas de Gerenciamento Geográfico.

Essas são apenas algumas das muitas ferramentas disponíveis no mercado para aumentar a produtividade e eficiência nas organizações. A escolha das ferramentas certas depende das necessidades específicas de cada empresa e equipe, bem como dos objetivos de produtividade a serem alcançados.

Um software de gerenciamento de dispositivos móveis é capaz de integrar todas as aplicações acima, configurando de forma remota em escala, já que este tipo de solução permite às empresas monitorar, gerenciar e proteger os dispositivos móveis utilizados por seus colaboradores, proporcionando diversos benefícios para a produtividade organizacional.

Conclusão

O controle de produtividade é uma peça fundamental para o sucesso empresarial. Ao compreender e implementar indicadores relevantes, superar desafios comuns e aproveitar tecnologias inovadoras, as organizações podem não apenas aumentar sua eficiência, mas também estabelecer uma base sólida para o crescimento sustentável.

O software MDM da Pulsus destaca-se como uma solução valiosa nesse contexto, capacitando empresas a alcançar níveis superiores de produtividade e competitividade. De acordo com Paulo Miranda, gerente de TI da Menegazzo, maior distribuidora Ambev do Brasil, o MDM da Pulsus contribuiu para aumentar a produtividade e gerar economia:

Mais assertividade no reembolso de colaboradores da equipe de campo;
Economia de 50% no consumo de dados;
Redução do risco de multas e acidentes de trânsito com o uso do Modo Motorista;
Tranquilidade e segurança entre os colaboradores, que agora podem focar nas atividades prioritárias do negócio.