Aumentar a produtividade no dia a dia corporativo passa por um fator essencial: saber como otimizar o tempo no trabalho. Executar tarefas com mais eficiência, qualidade e, se possível (mas não necessariamente) em menos tempo é o grande sonho de todo profissional.

Pensando nisso, separamos cinco dica para você fazer exatamente isso, e o melhor, usando a tecnologia, que ajuda a melhorar os resultados profissionais em diversas áreas. Confira!

5 dicas de como otimizar o tempo no trabalho

De regra geral, o segredo de como otimizar o tempo no trabalho é utilizar as ferramentas certas para as tarefas – e nisso, a tecnologia é uma grande aliada. Especialmente com o uso de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, é possível ter mais produtividade, agilidade e facilidade.

Não é à toa que aqui no blog da Pulsus já falamos sobre cinco novidades tecnológicas para mudar sua rotina de trabalho. Os dispositivos e aplicações têm grande potencial de revolucionar a performance das empresas e dos colaboradores para melhor.

Confira abaixo alguns truques eficazes e, ao mesmo tempo, fáceis de serem colocados em prática para você otimizar o tempo no trabalho, e veja também apps que podem ajudar em cada uma deles.

1 – Se organize

Embora possa parecer básico e até mesmo óbvio, essa é uma das principais dicas para otimizar o tempo. Cada vez mais, o cotidiano no trabalho é cheio de tarefas, reuniões, multitasking e demais compromissos e, nesse contexto, pode ser difícil sequer saber por onde começar.

Portanto, tenha um cronograma, uma agenda ou mesmo uma simples lista do que precisa ser feito, qual o prazo dessas tarefas e, além disso, uma ordem de prioridade para todas elas.
Alguns aplicativos que podem ajudar nessa tarefa são bastante simples e acessíveis: o Google Agenda, para marcar compromissos, e o Trello, para anotar tarefas, são opções intuitivas e muito flexíveis.

Além disso, manter o espaço físico organizado é outro fator que ajuda a otimizar o tempo no trabalho. Uma mesa bagunçada, além de transmitir a sensação de desorganização e distração, dificulta encontrar documentos e anotar informações, por exemplo.

2 – Mantenha o foco

Não basta apenas se organizar e saber o que precisa ser feito. Um hábito eficiente para otimizar o tempo no emprego é manter o foco na atividade que está sendo feita naquele momento. Isso, claro, pode ser bastante difícil, já que distrações são muitas (como as redes sociais, por exemplo) e frequentemente estamos fazendo várias coisas ao mesmo tempo.

Embora muitas vezes essa rotina de tentar resolver várias atividades simultaneamente se parece com produtividade, na grande maioria das ocasiões isso se transforma em confusão e ineficiência.
Portanto, procure realizar uma tarefa de cada vez, com total concentração e foco, até que ela esteja realizada ou, então, que você perceba que não consegue mais manter o mesmo nível de atenção. Nesses casos, é totalmente normal fazer uma pausa e recarregar as energias – inclusive dando uma espiadinha nas mídias sociais.

Tente isolar as distrações e reservá-las para essas pequenas pausas, assim você consegue produzir mais e melhor e, além disso, conta com momentos de relaxamento no trabalho sem afetar a sua produtividade.

Você pode utilizar algumas ferramentas para ajudar a ter mais foco. Dicas simples, como desabilitar conexões do smartphone em alguns momentos, evitar verificar os e-mails toda hora e, se possível, silenciar softwares de comunicação interna podem ajudar você a se concentrar.

Além disso, você pode contar com alguns apps que auxiliam a manter controle do tempo de atividades (e também daquele período de descanso), como o Pomodoro On The Rocks, e a evitar que o smartphone se torne uma grande distração – por exemplo, o Forest.

3 – Utilize as ferramentas certas para as tarefas

Bom, tudo organizado, você já sabe o que precisa fazer e está pronto para se concentrar totalmente nas tarefas do dia! Mas como otimizar o tempo no trabalho se você não contar com as ferramentas e técnicas apropriadas para realizar bem essas atividades?

Ou seja, é fundamental que você tenha os recursos necessários para conseguir trabalhar bem. Frequentemente a sensação de insatisfação e frustração com o trabalho, aquele sentimento de que o dia não rende, está ligado a esse fator.

Claro que algumas coisas dependem da infraestrutura macro da sua empresa, mas outras podem ser resolvidas e aprimoradas por você mesmo. Por exemplo, busque utilizar softwares de documentos, apresentações e planilhas que funcionem na nuvem – assim, você tem todos os arquivos em qualquer equipamento, basta acessar a web.

Aqui vale pesquisar, trocar ideias com colegas e amigos e buscar sempre facilitar e automatizar o máximo. Assim, você garante que estará sendo o mais eficiente possível, economizando tempo em tarefas simples e, assim, alcançando mais produtividade.

Algumas dicas gerais que podem lhe ajudar é utilizar o serviço de documentos do Google (Documentos, Planilhas, Apresentações, entre outros), assim como o serviço de armazenamento de arquivos, o Drive.

4 – Pesquise e busque inovar

Juntamente com a dica anterior, essa aqui vale para diversas rotinas do seu trabalho. De forma geral, esteja sempre antenado para novidades do mercado, novas ferramentas, apps e softwares que facilitem a sua vida e, de forma geral, aberto a testar e inovar.

A verdade é que sempre há espaço para melhorar. Por mais que você atinja um ponto de satisfação com seu rendimento profissional, mesmo assim há como otimizar o tempo no trabalho ainda mais, aumentando assim também a sua produtividade.

Para conseguir isso, vale ficar ligado em blogs e portais relevantes ao seu segmento, buscar informações na Internet (aqui as redes sociais profissionais, como o LinkedIn e o Medium, podem ser grandes aliadas) e até participar de eventos, feiras e palestras do seu segmento.

5 – Gerencie smartphones e tablets remotamente

Como você viu, muito dos métodos de como otimizar o tempo no trabalho passam por manter a concentração, utilizar as ferramentas certas e ter organização nas tarefas. Parece simples e fácil, mas a realidade pode tornar isso bem mais complicado.

Por exemplo, equipamentos que têm o potencial de serem grandes aliados da produtividade e da redução de tempo para conclusão de tarefas podem ter efeito contrário. Frequentemente, esse é o caso dos smartphones e tablets corporativos.

Em empresas que apostam na mobilidade corporativa, esses dispositivos são verdadeiras minas de ouro quando o assunto é automatizar processos, alcançar mais agilidade e, além disso, proporcionar mais flexibilidade para os colaboradores no cotidiano empresarial.

No entanto, se o seu uso não possui alguma forma de gerenciamento e controle, essa balança de produtividade e otimização de tempo pode pesar para o outro lado. Demanda excessiva de suporte, aparelhos sendo usados para fins pessoais e até mesmo consumo exagerado de recursos como o plano de dados móveis são problemas bastante recorrentes.

Para evitar tudo isso, vale contar com uma solução de Mobile Device Management (ou MDM na sigla em inglês). Com esse tipo de ferramenta, é possível gerenciar todos os aparelhos de uma empresa de forma massiva e online, contando com recursos como instalação e atualização remotas de aplicativos, bloqueio de apps, controle da navegação na web, geolocalização em tempo real e muito mais.

Viu como render mais no ambiente profissional pode ser fácil, basta saber como otimizar o tempo no trabalho? Seguindo essas dicas a sua rotina será muito mais eficiente!