O mercado de asset management, em português, gerenciamento de ativos, está em constante crescimento. Se compararmos o cenário empresarial atual com o de 10 anos atrás, é possível notar uma grande diferença e avanço, especialmente no que tange a equipamentos eletrônicos, que se tornaram as principais ferramentas de trabalho.
Com a era da digitalização, a flexibilidade do trabalho remoto e o aumento no uso de dispositivos móveis foi exponencial.
Para que se tenha uma ideia, um estudo da BCG (Boston Consulting Group) aponta que empresas que investem em capacitar habilidades para a transformação digital possuem crescimento financeiro de 25%.
Diante disso, um inventário de ativos é essencial para a eficácia no gerenciamento de recursos de qualquer organização, com planejamento estratégico, suporte técnico, assim como a verificação e controle das máquinas virtuais e estruturas em que estão hospedadas.
No entanto, ainda é comum encontrar gerentes que definem um final de semana com a equipe de TI para um mutirão do inventário que acontece de forma manual.
Evitar perrengues, facilitar tarefas e agilizar o trabalho são vantagens desse tipo de cuidado. Pensando nisso, separamos cinco dicas para te ajudar a elaborar um inventário de ativos de TI completo de um jeito fácil e prático. Confira!
Sumário
- O que é um inventário de ativos?
- Quais são os tipos de inventário?
- Inventário de ativos e controle patrimonial
- Quais são os benefícios do inventário de ativos para a gestão de bens?
- Quais informações devem ter em um inventário de ativos de TI?
- Como fazer inventário de ativos?
- Dicas para o seu inventário de ativos de TI
- Conclusão
O que é um inventário de ativos?
Um inventário de ativos de TI é uma prática essencial para organizações que desejam gerenciar efetivamente seus recursos de tecnologia da informação. Ele envolve a identificação, documentação e acompanhamento de todos os ativos de TI em uma organização. Isso inclui hardware, software, dados, redes e qualquer outro componente relacionado à infraestrutura de tecnologia.
Você provavelmente já sabe disso, mas nunca é demais relembrar. Um inventário de ativos de TI precisa enumerar todos os itens que são valorosos para a infraestrutura da tecnologia de informação da sua empresa.
Ou seja, é uma espécie de catálogo de hardwares e softwares que não somente o departamento de tecnologia utiliza, mas também todos os outros setores da sua empresa.
Aqui estão inclusos computadores, impressoras, smartphones, tablets, notebooks, roteadores, cabos, fones, mouses, teclados, enfim, todo tipo de equipamento físico, e também os programas e aplicações utilizados na sua empresa.
Esse inventário em si é um documento (de preferência virtual; nada de papel e caneta aqui), que pode ser de texto, planilha, gráfico, o que você achar melhor. Nele deve constar a listagem de todos os itens citados com informações relevantes sobre eles.
Quais são os tipos de inventário?
Existem diferentes tipos de inventário, e eles podem variar dependendo do contexto em que são aplicados. Aqui estão alguns dos tipos de inventário mais comuns:
Inventário de Ativos de TI
Concentra-se em identificar, documentar e gerenciar todos os ativos de tecnologia da informação, como hardware, software, redes e dados.
Inventário de Estoque
Relacionado a empresas que têm produtos físicos em estoque. O inventário de estoque envolve a contagem, classificação e avaliação dos produtos armazenados.
Inventário de Ativos Fixos
Centrado em ativos fixos tangíveis, como propriedades, equipamentos e veículos. Esse tipo de inventário é comumente usado para fins contábeis e de gestão patrimonial.
Inventário de Recursos Humanos
Envolve a documentação e acompanhamento de informações sobre funcionários, incluindo habilidades, experiências, treinamentos e outros detalhes relevantes.
Inventário de Materiais de Escritório
Concentra-se na gestão e controle dos materiais de escritório, como papel, canetas, computadores, e outros itens utilizados no ambiente de trabalho.
Inventário de Bens Imóveis
Relacionado à contagem e avaliação de propriedades e terrenos. É comumente utilizado em transações imobiliárias, avaliações fiscais e gerenciamento de propriedades.
Inventário de Ativos Intangíveis
Foca em ativos que não têm uma presença física tangível, como patentes, marcas registradas, direitos autorais e goodwill.
Inventário de Responsabilidade Social Corporativa
Inclui a avaliação e documentação das práticas de responsabilidade social corporativa, como programas sociais, impacto ambiental e iniciativas de sustentabilidade.
A escolha do tipo de inventário depende dos objetivos e das necessidades específicas de uma organização. Cada tipo de inventário visa a melhorar o gerenciamento, controle e transparência em relação aos ativos e recursos relevantes.
Inventário de ativos e controle patrimonial
O inventário de ativos e o controle patrimonial são conceitos relacionados, mas têm propósitos diferentes.
Em uma comparação geral, o inventário de ativos é mais amplo e pode incluir ativos intangíveis, enquanto o controle patrimonial está mais diretamente relacionado a ativos tangíveis.
Enquanto o controle patrimonial possui uma forte ligação com a contabilidade e é vital para a precisão dos registros financeiros, enquanto o inventário de ativos pode ter propósitos mais amplos, como segurança e conformidade.
Além disso, o inventário de ativos deve ser realizado periodicamente. Por outro lado, o controle patrimonial pode envolver um acompanhamento contínuo devido à natureza constante das mudanças nos ativos tangíveis.
Inventário de Ativos:
- Bens tangíveis, como equipamentos e veículos
- Intangíveis, como propriedade intelectual e direitos autorais.
Controle Patrimonial
- Monitoramento e gestão dos bens e direitos tangíveis de uma organização, especialmente no contexto contábil, como propriedades, equipamentos, veículos e terrenos.
Quais são os benefícios do inventário de ativos para a gestão de bens?
O mercado de asset management é a aposta das principais empresas, principalmente por seu grande impacto em relação ao custo-benefício, segurança e economia de tempo e recursos, otimizando a produtividade do time de TI, que pode focar em atividades mais estratégicas e ganhar assertividade nas tomadas de decisões.
Gerenciamento Eficiente
Ajuda a entender e gerenciar melhor os ativos de TI, garantindo que todos estejam sendo utilizados de maneira eficiente.
Segurança da Informação
Facilita a identificação e correção de vulnerabilidades, garantindo que todos os softwares e sistemas estejam atualizados e seguros.
Compliance
Auxilia no cumprimento de requisitos regulatórios e normas de conformidade, como GDPR, HIPAA, entre outras.
Planejamento Orçamentário
Facilita o planejamento financeiro ao fornecer uma visão clara dos ativos existentes e suas condições, permitindo prever a necessidade de atualizações ou substituições.
Suporte Técnico
Agiliza o suporte técnico, fornecendo informações rápidas sobre a configuração e status dos ativos, o que é crucial para a resolução rápida de problemas.
Quais informações devem ter um inventário de ativos para a gestão de bens?
Um inventário de ativos bem elaborado para a gestão de bens deve incluir uma variedade de informações relevantes que permitam uma compreensão abrangente e eficiente dos ativos da organização. Aqui estão algumas informações essenciais que devem constar em um inventário de ativos:
- Descrição do ativo;
- Número de série/identificação única;
- Categoria e tipo de ativo;
- Data de aquisição;
- Custo de aquisição;
- Localização física;
- Estado de conservação;
- Proprietário responsável;
- Vida útil estimada;
- Garantia/contrato de manutenção;
- Licenças de software;
- Configuração e especificações técnicas;
- Histórico de manutenção;
- Valor atual de mercado;
- Data de descarte.
Para otimizar ainda mais, inclua número de patrimônio, qual colaborador utiliza cada equipamento/ferramenta, validade das licenças de software, data de aquisição dos hardwares, entre outros dados que sejam importantes para que a sua empresa tenha um controle preciso e geral de toda a sua infraestrutura de TI.
Ao compilar essas informações em um inventário de ativos, a organização terá uma visão abrangente de seu patrimônio, permitindo uma gestão mais eficaz, planejamento orçamentário e conformidade com normas contábeis e regulamentações. O uso de sistemas automatizados de gestão de ativos pode facilitar a manutenção e atualização contínua dessas informações.
Saiba mais: veja dicas de ferramentas para profissionais de TI
Como fazer inventário de ativos?
Ao implementar um inventário de ativos de TI eficiente, as organizações podem melhorar a eficiência operacional, reduzir riscos de segurança, garantir conformidade regulatória e tomar decisões informadas sobre investimentos em tecnologia.
Siga esses passos e conte com um software para auxiliar nesse processo:
1. Identificação dos Ativos
Liste todos os ativos de TI, incluindo servidores, computadores, dispositivos móveis, software, redes, impressoras, etc.
2. Detalhes Técnicos
Registre detalhes técnicos de cada ativo, como especificações do hardware, versões de software, números de série, endereços IP, etc.
3. Localização Física
Identifique a localização física de cada ativo para facilitar a gestão e manutenção.
4. Proprietário Responsável
Atribua a responsabilidade de cada ativo a um proprietário, para garantir a responsabilidade e a supervisão adequada.
5. Atualização Regular
Mantenha o inventário atualizado regularmente, especialmente quando ocorrem alterações, como novas aquisições, movimentações ou desativações.
Dicas para o seu inventário de ativos de TI
Agora que a definição de inventário está clara, vamos às dicas para você saber como criar o seu da forma mais eficiente, completa e fácil possível. Assim você evita alguns dos erros mais comuns e garante que o inventário de TI da sua empresa terá utilidade.
1) Salve o inventário na nuvem
A primeira dica pode parecer simples e até óbvia, mas você ficaria surpreso com quantas empresas não se dão conta desse princípio básico. O inventário precisa estar acessível para todas as pessoas importantes, a qualquer hora, de forma fácil e rápida. Portanto, evite guardar o documento em uma máquina específica, na conta de e-mail de uma única pessoa ou mesmo em uma forma de armazenamento físico móvel (o famoso pendrive).
Aqui, o indicado é disponibilizar o inventário na rede interna da sua empresa, ou, melhor ainda, salvar o arquivo em algum serviço na nuvem – por exemplo, Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive, entre outros.
Dessa forma, ele ficará disponível mesmo quando os colaboradores não estiverem na empresa (fundamental para quem trabalha em home office ou se desloca frequentemente da sede da empresa).
2) Mantenha o inventário sempre atualizado
Ok, arquivo criado e armazenado na nuvem; trabalho feito, certo? Não! É fundamental que esse inventário de ativos de TI seja atualizado frequentemente, incluindo novas aquisições, mudanças nos colaboradores que utilizam os aparelhos/softwares, eventuais problemas (se algum aparelho está em manutenção) e demais alterações.
Assim você garante que sua equipe sempre tenha as informações mais precisas e corretas, evita falhas de colaboradores que estão chegando no time (e se deparam com dados desatualizados) e ainda, claro, assegura que todos os equipamentos e aplicações funcionem de forma correta.
3) Tenha um banco de dados da gestão do inventário
Além de guardar as informações do inventário em si de forma prática e atualizada, é preciso também documentar o próprio processo de criação e gestão dele. Imagine que uma pessoa seja a responsável pelo inventário e ela sai de férias e outro alguém precisa assumir esse papel.
Será que ela conseguirá realizar todas as tarefas de forma simples e eficiente, sem precisar fazer várias perguntas e com um bocado de confusão? É por isso que registrar as ações de rotina, como agir em determinadas situações e quem é responsável por cada demanda dentro da gestão do inventário é importante.
4) Utilize ferramentas
Mas nem tudo é trabalho “braçal”. A tecnologia, claro, pode facilitar bastante o seu dia a dia quando o assunto é inventário de TI. Hoje já existem ferramentas específicas para isso, que coletam dados, fazem o monitoramento dos aparelhos e softwares e atualizam as informações dentro do inventário.
Quando o assunto é a gestão de ativos de TI e dispositivos móveis, esse tipo de solução se torna ainda mais valiosa, já que smartphones e tablets são reconhecidamente mais difíceis de serem gerenciados devido à sua natureza móvel.
Aqui, ferramentas como o MDM da Pulsus, permitem que você verifique o status dos aparelhos em tempo real (bateria, armazenamento, uso de apps, franquia de Internet móvel), e veja informações como modelo, sistema operacional, identificação do colaborador que usa o dispositivo e mais.
Além disso, essa ferramenta de MDM conta ainda com funcionalidades que facilitam a gestão e configuração dos smartphones/tablets e também automatizam diversas tarefas. E falando em automatizar.
5) Automatize processos
É justamente através de ferramentas e softwares de gestão de dispositivos e informações que se consegue automatizar uma série de tarefas. Sempre que possível, aproveite esse tipo de recurso.
Assim você agiliza aquelas tarefas mais burocráticas, como atualizar/instalar apps, por exemplo, e pode se concentrar naquilo que demanda estudo, senso crítico e raciocínio criativo para solucionar problemas. Ou seja, tudo que apenas uma pessoa pode fazer – ao menos até os robôs chegarem ao nosso nível.
Seguindo essas dicas simples mas muito efetivas, você vai elaborar um inventário de TI completo que ajudará sua empresa a tirar o máximo proveito de todos os seu equipamentos e softwares!
Conclusão
Com a solução MDM da Pulsus, é possível desfrutar de muitos benefícios além de apenas o inventário de ativos de TI. É possível checar a saúde de dispositivos, localização e até mesmo controlar acessos e o horário de uso, como explica o Diretor Corporativo da rede de supermercados Delta, William Kazuo Arai:
“O MDM oferece controle total para que os dispositivos sejam utilizados apenas para fins profissionais e evita riscos trabalhistas, considerando que normalmente restringimos a utilização para o horário da jornada do funcionário”.