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Inventário de ativos de TI: 5 dicas para facilitar o seu trabalho

Quem trabalha com tecnologia da informação sabe como a organização e o planejamento fazem a diferença no dia a dia. Evitar perrengues, facilitar tarefas e agilizar o trabalho são vantagens desse tipo de cuidado. Pensando nisso, separamos cinco dicas para te ajudar a elaborar um inventário de ativos de TI completo de um jeito fácil e prático. Confira!

O que um inventário de ativos de TI deve ter

Você provavelmente já sabe disso, mas nunca é demais relembrar. Um inventário de ativos de TI precisa enumerar todos os itens que são valorosos para a infraestrutura da tecnologia de informação da sua empresa.

Ou seja, é uma espécie de catálogo de hardwares e softwares que não somente o departamento de tecnologia utiliza, mas também todos os outros setores da sua empresa.

Aqui estão inclusos computadores, impressoras, smartphones, tablets, notebooks, roteadores, cabos, fones, mouses, teclados, enfim, todo tipo de equipamento físico, e também os programas e aplicações utilizados na sua empresa.

Esse inventário em si é um documento (de preferência virtual; nada de papel e caneta aqui), que pode ser de texto, planilha, gráfico, o que você achar melhor. Nele deve constar a listagem de todos os itens citados com informações relevantes sobre eles.

Inclua número de patrimônio, qual colaborador utiliza cada equipamento/ferramenta, validade das licenças de software, data de aquisição dos hardwares, entre outros dados que sejam importantes para que a sua empresa tenha um controle preciso e geral de toda a sua infraestrutura de TI.

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Dicas para o seu inventário de ativos de TI

Agora que a definição de inventário está clara, vamos às dicas para você saber como criar o seu da forma mais eficiente, completa e fácil possível. Assim você evita alguns dos erros mais comuns e garante que o inventário de TI da sua empresa terá utilidade.

1) Salve o inventário na nuvem

A primeira dica pode parecer simples e até óbvia, mas você ficaria surpreso com quantas empresas não se dão conta desse princípio básico. O inventário precisa estar acessível para todas as pessoas importantes, a qualquer hora, de forma fácil e rápida.
Portanto, evite guardar o documento em uma máquina específica, na conta de e-mail de uma única pessoa ou mesmo em uma forma de armazenamento físico móvel (o famoso pendrive).

Aqui, o indicado é disponibilizar o inventário na rede interna da sua empresa, ou, melhor ainda, salvar o arquivo em algum serviço na nuvem – por exemplo, Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive, entre outros.

Dessa forma, ele ficará disponível mesmo quando os colaboradores não estiverem na empresa (fundamental para quem trabalha em home office ou se desloca frequentemente da sede da empresa).

2) Mantenha o inventário sempre atualizado

Ok, arquivo criado e armazenado na nuvem; trabalho feito, certo? Não! É fundamental que esse inventário de ativos de TI seja atualizado frequentemente, incluindo novas aquisições, mudanças nos colaboradores que utilizam os aparelhos/softwares, eventuais problemas (se algum aparelho está em manutenção) e demais alterações.

Assim você garante que sua equipe sempre tenha as informações mais precisas e corretas, evita falhas de colaboradores que estão chegando no time (e se deparam com dados desatualizados) e ainda, claro, assegura que todos os equipamentos e aplicações funcionem de forma correta.

3) Tenha um banco de dados da gestão do inventário

Além de guardar as informações do inventário em si de forma prática e atualizada, é preciso também documentar o próprio processo de criação e gestão dele. Imagine que uma pessoa seja a responsável pelo inventário e ela sai de férias e outro alguém precisa assumir esse papel.

Será que ela conseguirá realizar todas as tarefas de forma simples e eficiente, sem precisar fazer várias perguntas e com um bocado de confusão? É por isso que registrar as ações de rotina, como agir em determinadas situações e quem é responsável por cada demanda dentro da gestão do inventário é importante.

4) Utilize ferramentas

Mas nem tudo é trabalho “braçal”. A tecnologia, claro, pode facilitar bastante o seu dia a dia quando o assunto é inventário de TI. Hoje já existem ferramentas específicas para isso, que coletam dados, fazem o monitoramento dos aparelhos e softwares e atualizam as informações dentro do inventário.

Quando o assunto é a gestão de ativos de TI e dispositivos móveis, esse tipo de solução se torna ainda mais valiosa, já que smartphones e tablets são reconhecidamente mais difíceis de serem gerenciados devido à sua natureza móvel.

Aqui, ferramentas como o MDM da Pulsus, permitem que você verifique o status dos aparelhos em tempo real (bateria, armazenamento, uso de apps, franquia de Internet móvel), e veja informações como modelo, sistema operacional, identificação do colaborador que usa o dispositivo e mais.

Além disso, essa ferramenta de MDM conta ainda com funcionalidades que facilitam a gestão e configuração dos smartphones/tablets e também automatizam diversas tarefas. E falando em automatizar.

5) Automatize processos

É justamente através de ferramentas e softwares de gestão de dispositivos e informações que se consegue automatizar uma série de tarefas. Sempre que possível, se aproveite desse tipo de recurso.

Assim você agiliza aquelas tarefas mais burocráticas, como atualizar/instalar apps, por exemplo, e pode se concentrar naquilo que demanda estudo, senso crítico e raciocínio criativo para solucionar problemas. Ou seja, tudo que apenas uma pessoa pode fazer – ao menos até os robôs chegarem ao nosso nível.


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Seguindo essas dicas simples mas muito efetivas, você vai elaborar um inventário de TI completo que ajudará sua empresa a tirar o máximo proveito de todos os seu equipamentos e softwares!