Muito mais do que apenas atuar com suporte técnico, hoje a Tecnologia da Informação é parte fundamental de uma empresa. Ela oferece infraestrutura para praticamente todos os setores, agrega informações estratégicas e ainda tem o poder de gerar oportunidades de melhoria e otimização. No entanto, para que isso ocorra, é fundamental que o departamento tenha uma gestão de ativos de TI eficaz.
Por que a gestão de ativos de TI é importante
O primeiro passo é estipular o que é a gestão de ativos de TI. Ela pode ser definida como a estratégia que engloba todos os processos, tarefas e registros que visam não apenas catalogar os equipamentos de TI em termos de quantidade, mas também suas características.
Ou seja, fazer a gestão em TI não significa apenas saber quantos computadores, smartphones corporativos, impressoras e demais equipamentos eletrônicos sua empresa possui, mas também entender qual o papel de cada um deles dentro da organização.
Portanto, nesse processo é fundamental conhecer o que cada setor da corporação precisa que esses aparelhos façam, como eles operam, em que estado estão e garantir que tudo ocorra da forma correta para, no fim das contas, atender às necessidades dos clientes. Além disso, a gestão dos ativos de TI, cada vez mais, também envolve ferramentas de Business Intelligence (BI).
Sua importância não se restringe, ou seja, a somente o departamento de TI. Ter um controle eficiente e apurado dos dispositivos da empresa possibilita que ela economize recursos, saiba onde (e quanto) investir em tecnologia e esteja sempre atenta às necessidades e inovações – e isso beneficia a companhia como um todo.
Como realizar a gestão de ativos de TI
Como você já viu, elaborar e manter a gestão de ativos de TI é uma tarefa muito importante, mas também pode ser bastante difícil. Independente do tamanho de sua empresa, há sempre formas de tornar essa estratégia mais efetiva.
Pensando nisso, separamos quatro dicas que ajudarão tanto aquelas companhias que já possuem essa gestão de forma estruturada, mas buscam melhorá-la, quanto aquelas que ainda estão começando a gerir os ativos de TI de maneira mais organizada. Confira abaixo!
1) Faça um levantamento de quais são os ativos
Primeiro, claro, comece do princípio. Tenha um catálogo de todos os equipamentos e dispositivos utilizados pela sua empresa (isso vale para computadores, teclados, mouses e todos itens pertencentes à empresa).
Esse registro até pode ser físico, mas o ideal é que ele fique armazenado de forma virtual e que possa ser acessado por outros colaboradores caso necessário.
Dessa forma, sua empresa reúne informações valiosas sobre o que vem sendo utilizado, quais os tipos de equipamentos são mais necessários e quais áreas podem contar com outros dispositivos, por exemplo. Além disso, em alguns casos é importante registrar qual colaborador utiliza qual equipamento, especialmente no caso da gestão de celulares corporativos.
2) Saiba exatamente quais suas funções, valores e retornos de investimento
Agora é a hora de hierarquizar toda essa tecnologia. Aponte quais são os equipamentos mais valiosos e, portanto, aqueles que merecem prioridade.
No critério de valor pode estar incluso não somente o investimento financeiro (ou seja, quanto custou determinado aparelho), mas também o quão importante o ativo é para determinado setor e para a empresa como um todo. Sabendo o que é mais importante você também sabe o que precisa de mais atenção.
3) Leve em conta a depreciação e a obsolescência dos aparelhos
Além de saber quais são os ativos de TI da sua empresa, como cada área os utiliza e quais são os mais importantes, é também fundamental que sua corporação saiba quais desses aparelhos precisam ser trocados ou precisarão em breve.
Para isso, inclua na gestão de ativos de Tecnologia da Informação dados com a vida útil média de cada tipo de aparelho e também qual o estágio atual de cada um dentro dessa expectativa.
Assim, sua empresa consegue dados estratégicos, como identificar que uma determinada marca proporciona vida útil maior (e, portanto, maior custo-benefício) e saber que um dispositivo deve ser substituído porque tem grandes chances de parar de funcionar, por exemplo.
4) Mantenha um controle frequente e, se possível, automatizado
Depois disso tudo, o trabalho está feito, certo? Não! É preciso manter esse levantamento atualizado e constantemente em aprimoramento. Não atualizar o inventário de ativos de TI de uma empresa é tão grave, na prática, quanto não ter esse inventário.
Por isso, a dica é contar com alguma ferramenta que permita que essa atualização, com modelo e quantidade de cada dispositivo, seja feita da forma mais fácil e rápida possível. No caso da mobilidade corporativa, existem ferramentas que ajudam na automação da gestão dos dispositivos móveis.
Gestão de TI e mobilidade corporativa
Cada vez mais a gestão de ativos de TI engloba também os dispositivos móveis corporativos, como celulares, smartphones e tablets. Esses equipamentos compõem a mobilidade corporativa e podem ajudar empresas a terem ainda mais produtividade, agilidade, eficiência e economia em suas atividades.
Uma forma simples e qualificada de realizar a gestão desses aparelhos móveis – e não apenas a gestão de controle, mas também de uso – é através de uma empresa MDM. A sigla MDM vem de Mobile Device Management (Gerenciamento de Dispositivos Móveis).
Com essa solução, é possível não apenas contar com o inventário online e atualizado em tempo real dos celulares e tablets, mas também executar outros recursos. Entre eles, destacam-se a capacidade de instalar e atualizar aplicativos remotamente, enviar arquivos de forma remota e liberar acesso a somente apps e sites permitidos pela empresa.
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