Companhias de diferentes portes e setores estão utilizando cada vez mais a tecnologia dos dispositivos móveis para agilizar processos e economizar custos. O mercado trabalha, claramente, com uma tendência irreversível na qual cresce o número de profissionais que trabalham remotamente ou em deslocamento. Neste contexto, um gerenciador de dispositivos móveis (conhecido pela sigla MDM, em inglês) pode trazer eficiência e segurança para a empresa que adota este tipo de estratégia de negócio.
Não importa se os dispositivos móveis corporativos são utilizados por executivos, pela equipe de vendas ou pelo time de gestão de processos logísticos. Em qualquer um destes casos – e em tantos outros – em que os dispositivos móveis fazem parte do cotidiano profissional, há formas eficientes de realizar a gestão destes equipamentos.
Boas práticas no uso de um gerenciador de dispositivos móveis
Confira, abaixo, algumas dicas de como a sua empresa pode tirar melhor proveito de um gerenciador de dispositivos móveis.
1. Planeje bem o uso do gerenciador
Uma solução de MDM traz muitas vantagens para qualquer porte de empresas e em diferentes setores de atuação. Mas para você tirar o melhor proveito desta tecnologia, o primeiro passo é fazer um plano estratégico de como utilizar as diferentes funcionalidades de um gerenciador de dispositivos móveis.
O primeiro passo é fazer um inventário de todos os smartphones e tablets corporativos da empresa e identificar em que departamentos e/ou setores eles estão, quem os utiliza e para que eles são empregados. Para isso, estabeleça um mapeamento preciso de dispositivos, pessoas e funções que cada dispositivo utilizado por elas deve possuir para que o trabalho seja executado da forma mais eficiente e inteligente possível.
Depois deste controle de dispositivos ter sido feito, você deve estipular o que será monitorado. Isso pode incluir, por exemplo:
- controle de uso;
- distribuição e controle do uso de aplicativos;
- distribuição de arquivos;
- controle de navegação na web e de ligações telefônicas.
Essas funcionalidades podem ajudar as equipes de sua empresa. Faça um planejamento estratégico detalhado prevendo o melhor uso do gerenciamento de dispositivos móveis por área e por processo.
2. Comece pelo básico
Cada vez mais empresas precisam fazer a gestão de diferentes dispositivos móveis (smartphones e tablets) e ter o controle sobre eles. Uma parte importante do processo é informar os seus funcionários sobre as vantagens de utilizar um gerenciador de dispositivos móveis e prepará-los para tirar o melhor proveito desta tecnologia.
Eles devem entender que este serviço traz maior eficiência e produtividade para as pessoas e para a empresa. Ressalte que esta tecnologia lhes dá segurança para o dia a dia ao garantir o desempenho do dispositivo e que todos os aplicativos importantes estarão disponíveis e atualizados sempre que eles precisarem. Também é importante que todos estejam alinhados para saber como utilizar bem o serviço e cumprir os cuidados básicos envolvendo a segurança, por exemplo.
3. Conecte setores estratégicos
O controle do uso dos dispositivos móveis corporativos é a primeira e mais evidente funcionalidade de um gerenciador de dispositivos móveis. Mas tão importante quanto ter o controle sobre os dispositivos, sabendo onde eles estão e por quem eles estão sendo usados, é saber para o que eles estão sendo utilizados e analisar estas informações.
Para conseguir extrair deste tipo de solução não apenas a funcionalidade de inventário de dispositivos móveis, mas também para utilizá-la como ferramenta na tomada de decisões e para gestão de riscos, é interessante você observar alguns preceitos. Um deles é garantir que o help desk da sua empresa tenha o acesso ao sistema para solucionar possíveis problemas dos dispositivos móveis.
Outro cuidado é que setores estratégicos da companhia tenham acesso ao gerenciador de dispositivos móveis, como o RH, que poderá usar esta tecnologia para interromper o acesso de um funcionário que está deixando a empresa, por exemplo.
4. Faça uma gestão inteligente de custos
Uma das grandes vantagens em adotar uma solução MDM é que ela permite a qualquer empresa fazer uma gestão de custos mais estratégica e inteligente dos dispositivos móveis.
Se pessoalmente uma empresa pode perder o controle dos gastos, especialmente em viagens fora de sua área normal de cobertura, imagine uma empresa que não tem um controle exato de seus dispositivos móveis porque não utiliza um gerenciador para isso.
Após adotar esta tecnologia e ter um inventário completo dos dispositivos móveis corporativos, o passo seguinte é monitorar o consumo do pacote de dados de cada aparelho.
Com as informações geradas a partir deste monitoramento fica mais fácil controlar este tipo de consumo. Também é possível definir de que forma o pacote de dados será utilizado. Por exemplo, se a atualização de um aplicativo do dispositivo poderá ser feita apenas por wifi, economizando o plano de dados.
5. Controle a instalação e o uso de aplicativos
A gestão eficiente de tempo dos colaboradores da empresa e dos processos da companhia passa pelo uso adequado dos aplicativos dos dispositivos móveis. Manter o foco no que é preciso fazer e não desperdiçar tempo com aplicativos que não agregam valor para a função que precisa ser desempenhada pode trazer muito resultado para a empresa.
Por isso uma das principais funcionalidades de um serviço MDM é a de controlar a instalação e o uso de aplicativos nos dispositivos móveis corporativos. Uma boa prática a ser adotada é definir quais são os aplicativos necessários e recomendados para cada função da empresa. Esta definição deve passar por revisões periódicas que contemplem as últimas novidades em aplicativos que podem beneficiar o negócio.
Com um gerenciador de dispositivos móveis você pode instalar remotamente todos os aplicativos importantes para cada equipe e manter estes aplicativos sempre atualizados. Uma recomendação, em relação às atualizações, é programar para que elas sejam feitas nos dispositivos em horários específicos e que não tenham impacto no trabalho do funcionário.
Também é possível restringir a instalação e o uso de aplicativos que não trazem eficiência para o processo da empresa e para a gestão de tempo de seus colaboradores. Utilize bem estas funcionalidades e o efeito será imediato na produtividade de sua equipe!